KOMISI C (PETUNJUK ADMINISTRASI DAN KEUANGAN AMBALAN)
GERAKAN
PRAMUKA
GUGUSDEPAN KOTA TANGERANG 07.221 - 07.222
PANGKALAN SMA ISLAMIC CENTRE
TAHUN 2015
I.
PENDAHULUAN
Gudep sebagai pusat gerak dan wadah pembinaan
pramuka perlu adanya dukungan administrasi secara tertib namun sederhana
Administrasi Gudep
Agar pelaksanaan administrasi dapat teratur, tertib dan
berkesinambungan diperlukan buku catatan sebagai berikut:
A.
Buku catatan pribadi peserta didik
Buku tersebut dipegang oleh ketua gudep dan harus
dimutahirkan. Buku catatan pribadi berisi:
§ Nama lengka,
nama kecil/nama panggilan.
§ Tempat dan
tanggal lahir.
§ Agama.
§ Tanggal
masuk menjadi anggota gerakan pramuka.
§ Sifat baik
yang perlu dikembangkan.
§ Sifat buruk
yang perlu dikurangi/dihilangkan.
§ Kepemimpinan
yang pernah diikuti/dialami.
§ Peristiwa
penting yang pernah dialami selama menjadi peserta didik.
§ Observasi
terhadap pribadi anggota.
§ Kegiatan
kepramukaan atau kegiatan lain yang pernah diikuti.
§ Penyakit/gangguan
kesehatan yang pernah dialami.
§ Mutasi
anggota, dan sebagainya.
B.
Nama lengkap, jenis kelamin (putra/putri)
§ Tempat dan
tanggal lahir.
§ Agama.
§ Nama orang
tua/wali.
§ Pekerjaan
orang tua/wali.
§ Alamat
rumah.
§ Anak
ke...,dari jumlah saudara putra/putri....orang.
§ Golongan
darah.
§ Sekolah.
§ Bakat dan hobby.
§ Hal – hal
yang perlu diperhatikan.
§ Pengalaman
dalam kepramukaan.
§ Bagi peserta
didik penyandang cacat perlu dimasukkan jenis kecacatannya.
§ Lain – lain.
C.
Buku registrasi pembina dan anggota mabi, berisi:
§ Nama.
§ Alamat dan
nomor telepon.
§ Tempat dan
tanggal lahir.
§ Jabatan
dalam masyarakat/pemerintahan dan jabatan dalam Mabi/Gudep.
§ Agama.
§ Status
perkawinan.
§ Nomor dan
tanggal sertifikasi/ijazah kursus – kursus yang pernah diikuti, KMD, KML, KPD
dan KPL.
§ Pendidikan
formal.
D.
Catatan/notulen rapat dengan pembina Gudep, berisi
permasalahan Gudep, progja dan sebagainya.
§ Catatan/notulen
dengan Dewan kehormatan Gudep, berisi permasalahan yang dibahas dari keputusan
terakhir rapat untuk bahan evaluasi.
§
Catatan/notulen rapat dengan Mabigus, setiap pertemuan
harus dicatat dan dicek hasil – hasil rapat sebelumnya.
§
Log book merupakan catatan peristiwa -
peristiwa penting didalam gudep, setiap kegiatan dan pengambilan
keputusan yang penting harus tercatat pada buku tersebut.
§ Pencatatan diupayakan singkat, jelas, lengkap, dan mutahir.
E.
Buku inventaris
Buku iventaris merupakan buku catatan sarana pendukung yang berisi catatan
alat alat , perlengkapan atau peralatan
yang meliputi :
§ Nama benda/alat/perlengkapan.
§ Jumah masing – masing perlengkapan.
§ Kondisi masing – masing perlengkapan.
§ Asal – usul barang tersebut.
Hal itu penting untuk pemeliharaandan pengorganisasiansecra terus menerus,
sehingga membantu mempermudah ketika akan mengadakan kegiatan dan mempermudah
memeliharanya. Mengingat hal tersebut sering dilalaikan, maka hendaknya
dijadikan tradisi oleh gudep/Pembina/regu untuk melaksanakan pencatatan
tersebut secara teratur, teliti dan berkesinambugan.
F.
Buku agenda, verbal dan expedisi surat
menyurat..
§ Semua surat – surat, baik yang diterima maupun yang dikirim harus dicatat
dengan teliti. Arsip surat – surat harus disusun didalam tata naskah (berkas)
dan setip tahun akan di adakan penilaiaan dan pemilahan.
G. Buku acara kegiatan
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh gudep maupun satuan harus dicatata
dengan baik, hal itu akan berguna bagi referensi kegiatan selanjutnya.
H. Formulir untuk pelaksanaan kegiatan administrasi yang selalu berulang dan
sama, sebaiknya untuk efisiensi dibuat formulirnya, misalnya :
§ Formulir peminjaman alat/perlengkapan.
§ Laporan jumlah kekuatan jumlah anggota.
§ Formulir permintaan izin. Dan sebagainya.
I.
Pencatatan tentang pelaksanaan pelatihan
(program kegiatan)
Berisikan sasaran setiap kegiatan yang dicapai oleh nggota yang merupakan
bahan evaluasi sejauh mana berbagai sasaran – sasaran kegiatan telah dicapai.
Salah satu hal yang menarik bagi anggota
adalah bila mereka dapat mencapai sasaran, karena berarti ada kemajuan pribadinya. Setiap satuan harus
memiliki catatan trsebut untuk mengukur keberhasilannya.
J.
Buku program
Buku tersebut sangat penting untuk merencanakan dan mengoperasikan program
agar dapat sukses, susunlah program secara detail, tertulis dan catat. Hal
tersebut berguna sekali guna pengembangan dimasa depan.
K. Administrasi dana dan keuangan satuan
Satuan dijinkan mendapatkan dana dari gudep, Mabi, orang tua pesertadidik da
sponsor lain melalui gudep untuk kepentingan operasional satuan. Dana tersebut
dicatat secara lengkap, kwitansi – kwitansi atau tanda terima uang harus
tertib, legkap dan dapat dicek sewaktu – waktu bila diperlukan.
L.
Buku catatan prbadi setiap Pembina:
Untuk mengembangkan anggota/peserta didik secara individu tidak ukup hanya
mengandalkan ingatan utuk mengetahui kemajuan individu anggota tersebut. Oleh
karena itu, setiap Pembina perlu memiliki catatan pribadi, dan perlu mencatat
informasi yang berkitan dengan kemajuan yang dicapai.
M. Contoh penomoran surat diatur dalam petunjuk administrasi gugus depan.
N. Penggunaan stempel
§ Stempel gugus depan dibubuhkan pada tanda tangan Pembina.
§ Stempel satuan dibubuhkan pada tanda tangan Pembina satuan.
§ Stempel sangga kerja dibubuhkan pada tanda tangan sangga kerja.
O. Administrasi keuangan
Untuk menjamin agar keuangan gudep terorganisasikan dengan baik, ketentun
dan prosedur keuangan harus dlaksanakan secara ketat(disiplin).
Prosedurnya adalah :
§ Semua penerimaan/pendapatan dimasukkan dalam rekening bank segera(pada
kesempatan pertama).
§ Semua uang tersimpan pada bank, hanya ada uang tunai pada kas kecil.
§ Semua dana melalui bank, pengambilan uang harus atas persetujuan ketua
gudep yang ditandatangani sekurang – kurangnya oleh 2 orang anggota Pembina
gudep yang telah ditentukan.
§ Tanda terima / kwitansi harus dibuat rangkap dua, pada setip peerimaan dan
pengeluaran uang ditulis jumlahnya dan tanda terima harus disimpan.
§ Setiap satuan, ketua gudep dan mabi, boleh mengelola sendiri uang di
bank(bank account).
Untuk satuan diatur oleh dewan ambalan.
Ketua gudep harus mengawasi dan memeriksa
apakah ketentuan administrasidan prosedur dilaksanakandengan baik dan benar.
§ Pemeriksaan
§ Setiap akhir tahun diperlukan adany pemriksaan keuangan meliputi semua
pengoperasian dana di gudep maupun satuan dan di audit oleh badan pemeriksa
keuangan gudep bila dianggap perlu dibantu aauditor yang independen.
§ Usaha dana (fundrising)
Dalam usaha dana perlu ada penjelasan bahwa
gerakan pramuka memerlukan dukungan bantuan untuk pelaksaan kegiatannya.
Caranya dengan melakukan pendekatan kepada orang yang akan diminta bantuan dana
tersebut yang dilakukan dengan sebaik – baiknya. Usaha dana bukanlah suatu pelatihan untuk
memita – minta.
Beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam
usaha dana:
a.
Cari identifikasi sumber – sumber dana.
b.
Pastikan bahwa alasan untuk memerlukan
tambahan dana cukup kuat.
c.
Pengumpulan dana.
d.
Semua usaha dana harus dengan meminta, yang
penting adalah siapa yang akan meminta dan bagaimana cara yang terbaik untuk
meminta, tergantung dengan siapa yang akan di mintai.
e.
Ucapan terima kasih
f.
Proses yang terpenting pada usaha dana adalah
ucapan terima kasih setelah menerima dana dan menyampaikan informasi tentang
penggunaanya.
g.
Laporan keuangan bulanan .
o
Bendahara membuat laporan bulanan kepada ketua
gudep pada setiap akhir bulan.
o
Harus diingat bahwa uang yang dikelola oleh
gudep haruslah uang yang jelas dan halal.
Penghasilan dan Iuran
Penghasilan gudep diperoleh dari :
§ Iuran anggota besarnya ditentukan oleh mubal.
§ Bantuan sekolah.
§ Bantuan dari masyarakat yang tidak mengikat.
§ Lain – lain sumber yang tidak bertetangan dengan perundang – undangan
Negara Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.
Pelaksanaan iuran :
§ Para pramuka penegak, pembina pramuka,
dan anggota mabigus wajib membayar iuran bulanan kepada gudepnya, sesuai
peraturan yang berlaku.
§ Gudep wajib membayar iuran bulanan kepada kwartirnya.
Penutup
Hal lain – lain yang
belum tercantum dalam petunjuk admistrasi dan keuangan ini akan diatur kemudian
oleh dewan ambalan yang dipertanggung jawabkan pada musyawarah
Ditetapkan
di : Kota Tangerang
Tanggal
: 07 Februari 2015
Jam : 15.40 WIB
Pimpinan
Sidang,
(…………......……….)
(…………………….) (…………………….)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar